La comunicación dentro de un proyecto (Parte I)

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La comunicación dentro de un proyecto (Parte I) : Desde tiempos remotos, una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido comunicarse con sus semejantes. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, expresar sentimientos, en fin, es la búsqueda constante de recibir y transmitir información.

Sin embargo, y a pesar de la gran importancia que implica el comunicarnos, es curioso que algo que hacemos todos los días y de forma tan natural, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo del Director de Proyectos es promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto o desarrollo de la idea, ya que de esto depende en gran medida la consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance lo que se quiere lograr. En otras palabras, desde la perspectiva del responsable de un proyecto o idea, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar.

Y es aquí donde viene la gran interrogante ¿por qué falla la comunicación? ¿Por qué algo tan natural como lo es comunicarse resulta un dolor de cabeza que puede llevar incluso tu emprendimiento al fracaso? Sí, parece mentira que algo tan normal en nuestro haber, puede llevarnos (en muchos casos) a la derrota si no se le cultiva como es debido.

Causas más comunes de mala comunicación

  • Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
  • Interlocutor no válido.
  • Manejo de los tiempos inadecuados.
  • Medios de transmisión incorrectos.
  • Falta de claridad.

La comunicación es algo a lo que deberíamos prestarle más atención, dado que es una de las herramientas más utilizadas por el ser humano: es gratis y está a nuestra disposición 24/7. Además que es algo que empleamos sí porque sí y debemos cultivar, sobre todo cuando se tiene un equipo a tu cargo.

Para que tengas claro cuán importante una excelente comunicación dentro del proyecto que estés llevando a cabo, te dejo una lista de objetivos que se logran con el buen desenvolvimiento de la misma.

  • Integrar el equipo: Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo, y se sientan partícipes del proyecto.
  • En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que sin participar directamente en él, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo. Garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos.
  • Ser informado: Como se ha comentado en otros artículos, dentro de las causas de fracaso del proyecto están los cambios debidos a alcance escondido, stakeholders no considerados, riesgos no identificados, etc. Por tanto la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.
  • Evitar o solucionar conflictos: El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica que existirán conflictos, tanto de índole técnica como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director de proyecto. Esto puede conseguirse a través de la comunicación.