5 formas de mejorar la productividad de los empleados

Si está administrando una pequeña empresa, entonces conocerá los pros y los contras de contratar personas. Cuando se trata de contratar, no se trata solo de conseguir los mejores empleados, sino que se entrelaza con el problema del costo, el papeleo e incluso la capacitación. Este proceso puede ser tedioso y costoso si no se realiza correctamente. Reconociendo que la contratación de personal conlleva su propio conjunto único de desafíos, las empresas ahora buscan mejores formas de optimizar sus procesos de flujo de trabajo.

1. Diseño y descripción claros del trabajo

Cuando los empleados entienden lo que se supone que deben hacer, se sienten más seguros en el trabajo y menos propensos a criticar a los demás porque saben exactamente lo que se espera de ellos. Esto se puede hacer creando descripciones de trabajo para cada puesto. Además de anotar las responsabilidades de cada empleado, también debe incluir las habilidades necesarias para ese puesto, las cualidades requeridas para el éxito (como las cualidades de liderazgo o la atención al detalle) y las cualidades valoradas por la empresa (como la flexibilidad o la confiabilidad). Esto ayudará a sus empleados a ver qué se espera de ellos y cómo pueden mejorar en cualquier área en la que se sientan débiles. Estas descripciones de trabajo también ayudarán a los nuevos miembros del equipo a trabajar de manera efectiva.

2. Agilice la comunicación

La buena comunicación es una parte esencial de cualquier negocio. No es solo el núcleo del éxito, sino que es lo que mantiene un negocio en marcha. Una buena comunicación asegura que un gerente permanezca en contacto con sus empleados y viceversa. Decir a las personas lo que deben hacer no es suficiente; también debe explicar por qué lo hacen. Esto asegurará que su personal entienda por qué ciertas tareas son importantes, incluso si pueden parecer rutinarias o mundanas.

La mejor manera de comunicarse con sus empleados es proporcionarles un sistema de software de gestión eficaz, que le permitirá compartir información vital. Los software de administración de personal en línea ayuda a sus empleados a hacer informes de trabajo y comunicarse cuando trabajan de forma remota. Esto significa que puede enviar rápida y fácilmente toda la información que necesita, ya sea sobre nuevas políticas y procedimientos o las últimas cifras de ventas.

3. Eliminar la búsqueda de fallas

Está en la naturaleza humana encontrar faltas en los demás. También es un mal hábito, que debe ser detenido. Si eres persistente en tus críticas a los demás, en lugar de centrarte en sus aspectos positivos, nunca sacarás lo mejor de ellos. Decirle a la gente acerca de sus fallas es bastante malo, pero encontrar fallas no termina ahí. La búsqueda de fallas a menudo va acompañada de un comportamiento de búsqueda de fallas. Cuando encuentra las deficiencias de los demás, tiende a enfatizarlas y suprimir sus características o contribuciones positivas. Este comportamiento de búsqueda de fallas socava la confianza en las relaciones en todos los niveles: entre colegas, equipos, departamentos y organizaciones en su conjunto.

Esto puede explicar por qué las personas que viven en entornos de búsqueda de fallas no logran un buen desempeño. Una razón clave de esto es que constantemente buscan fallas en lugar de fortalezas en ellos mismos y en los demás y, por lo tanto, no se dan a sí mismos ni a sus colegas la oportunidad de tener éxito. Las personas que buscan fallas rara vez tienen éxito en la vida porque se necesita una gran cantidad de energía para concentrarse en todo lo que está mal con las personas y las situaciones que lo rodean, mientras que al mismo tiempo ignora las oportunidades y posibilidades para mejorarlas. Es equivalente a sumergir la cabeza bajo el agua en lugar de tomarse el tiempo para respirar aire fresco; solo puede provocar asfixia.

4. Automatice la programación

No importa la industria, su negocio es tan productivo como su fuerza laboral. La pérdida de ingresos y el servicio deficiente creado por empleados desmotivados pueden ser asombrosos. Un horario de turnos puede ser un poderoso motivador para los empleados. Al crear horarios de trabajo que no solo sean justos, sino también alcanzables, puede ayudar a los trabajadores a desarrollar todo su potencial. Y ahí es donde entra en juego el software de programación de empleados.

Trate a sus empleados de manera justa con el software de programación de turnos. Se debe diseñar un horario de turnos para crear un ambiente productivo para sus empleados, maximizando sus fortalezas, minimizando sus debilidades y brindándoles oportunidades de crecimiento. Para hacer esto con herramientas tradicionales, debe pasar incontables horas diseñando el horario perfecto.

El software de programación de turnos hace el trabajo por usted. Con solo unos pocos clics, puede optimizar los horarios de sus empleados para fomentar el máximo rendimiento y aumentar la productividad. Maximice las fortalezas de los empleados y minimice las debilidades con el software de programación de turnos. El software de programación de turnos le permite considerar las fortalezas de un empleado cuando están desarrollando sus horarios. Esto le permite configurar un horario que les proporciona las tareas que más disfrutan y asegura que están usando sus habilidades a plena capacidad. Al mismo tiempo, le permite minimizar las debilidades al evitar situaciones que requieren habilidades que un empleado puede no tener.

5. Automatice los informes de trabajo

El software de gestión de proyectos se utiliza para gestionar proyectos internos y externos. Los administradores de proyectos pueden realizar un seguimiento de las tareas, asignar empleados, enviar correos electrónicos y documentos a los empleados y clientes, realizar un seguimiento de los hitos y los recursos, ver los cronogramas del proyecto, informar sobre el progreso del equipo y analizar los datos del proyecto.

Las tareas se pueden definir a un alto nivel o con gran detalle. Las tareas se pueden crear manualmente o importando una hoja de cálculo de Excel. Una vez creada la tarea, el jefe de proyecto la asigna a uno o más miembros del equipo. Cada persona que trabaja en el proyecto puede iniciar sesión en el software y ver sus tareas asignadas en una vista de lista junto con otra información como fechas de vencimiento, documentos relevantes, información de contacto de la persona que solicita el trabajo, nivel de prioridad y más.

Una vez que se ha completado una tarea, el miembro del equipo que realizó el trabajo la marca como tal. Cuando se han completado todas las tareas asociadas con un proyecto en particular, se marca como «completado» para que su jefe sepa qué debe firmar a continuación. El software de gestión de empleados también le permite generar informes que resumen varios aspectos de su proyecto. Por ejemplo, informes de estado que muestran qué tareas están asignadas a quién, tareas vencidas y el progreso general de todos los proyectos en curso dentro de su organización.

Conclusión

Hay muchas maneras diferentes en que un empleador puede tener éxito en una estrategia de gestión de empleados. Es importante escuchar a sus empleados, crear una atmósfera positiva para ellos y ser minucioso con sus propias tareas. Si elige implementar algunas de las ideas discutidas en este artículo, no solo mejorará la reputación ya positiva de su negocio, sino que también permitirá una comunicación más eficiente entre todas las partes involucradas.