By Por sus siglas en ingles: Enterprise Resource Planning, lo cual quiere decir en español Aplicaciones de Planeación de Recursos Empresariales. Entrando un poco más en detalle podemos decir que se trata de un software que le permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de su negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real.
Los sistemas ERP proveen una integración empresarial, pues como se mencionó, administran la información de las diferentes transacciones y operaciones, el cual fue diseñado para mejorar el flujo de datos entre los distintos departamentos de una organización. Estos sistemas soportan las múltiples actividades o procesos de la empresa debido a su diseño modular, incluyendo planeación de producción, compras, inventarios, proveedores, etc.
La tendencia por adoptar este tipo de sistemas ha dominado desde los inicios de 1990 y por lo general los ERP desde su creación han sido conceptualizados como plataformas que requieren una gran inversión económica y requieren la mayor parte de de las veces, de una reestructuración organizacional o reingeniería de los procesos de la empresa. En la actualidad se sabe que prácticamente cualquier empresa de tamaño considerable (grande) se apoya en un ERP para realizar sus operaciones diarias, incluso las que son originarias de nuestro país, sin embargo hoy en día las empresas pequeñas y medianas también están enfocando sus esfuerzos para adquirir estos sistemas, sin embargo existe el prejuicio generalizado por parte de las PyME’s de que los sistemas de estas características están fuera de su alcance.
Considerando que más del 90% de las empresas en México corresponden a la clasificación de PyME’s (Pequeñas y Medianas Empresas), podemos afirmar que se trata de un gran mercado para los proveedores de ERP en el país, entre los que encontramos algunos como SAP, BaaN, PeopleSoft, Oracle, Platinum, Solomon, generalmente orientados a la empresa mediana-grande y otros como los Micro SIP, Computación en Acción y Aspel que han desarrollado sistemas que se adaptan a las posibilidades y necesidades de prácticamente cualquier empresa pequeña o mediana. Las soluciones ofrecidas por el primer grupo mencionado por lo general se encuentran en rangos de precios muy elevados, aunque también ofrecen sus versiones menores para la empresa pequeña, los cuales son hasta cierto punto accesibles para las mismas; por otro lado, el costo de los sistemas producidos por el segundo grupo se encuentra más al alcance de las empresas en cuestión, oscilando sus precios entre $9,000-$23,000, dependiendo del tipo y alcance de la solución adquirida, incluso existen propuestas de implementación en Linux, las cuales representan menores costos aún.
Con lo anterior se pretende mostrar que el costo del sistema, por sí solo, permite a la empresa pensar en realizar un proyecto de implementación ERP, sin embargo se debe tomar en cuenta que éste no es el único gasto que se lleva a cabo ya que además del sistema se requiere de la infraestructura tecnológica adecuada, capacitación a los usuarios, en algunos casos será necesaria la consultoría de un experto, entre otros aspectos que deben ser considerados, por lo cual es importante realizar una estimación de la relación que existe entre la inversión económica y la reducción en costos o aumento en utilidades. Para ello existen distintas herramientas financieras que permiten establecer si una inversión de este tipo será benéfica o no para la empresa, entre ellas mencionaremos: ROI (return of investment), VPN (valor presente neto), EVA (economic value added), entre otras.
El objetivo de este documento será el de mostrar a las PyME’s que los sistemas ERP no están fuera de su alcance en términos económicos, pues existen soluciones accesibles. Además se describirá la importancia de los métodos de valoración económica de los proyectos y se hará hincapié en factores socioculturales, como liderazgo, comunicación, etc. indispensables para el éxito de los mismos.
DESARROLLO
Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de los ERP es satisfacer los diferentes requerimientos de información de la empresa tanto interna como externa para lograr un mejor manejo empresarial, eficiente, con datos precisos, en tiempo y veraces de fácil comprensión y manipulación; permitiéndole a los ejecutivos y analistas de información tomar decisiones para realizar las acciones pertinentes y definir las estrategias a implementar en el futuro.
Actualmente los sistemas ERP no son solamente para los corporativos que son capaces de absorber inversiones millonarias ya que las PYMEs también pueden sacarle provecho si se tiene una adecuada planeación y un poco de paciencia; podemos decir que hoy en día los sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compañías que están especializadas en tratar de satisfacer las necesidades de la pequeña y mediana industria en donde tienen aplicaciones específicas para cada ramo industrial en donde solo se necesita realizar unos pocos ajustes para dejarlo casi perfecto para la empresa además de que también cuentan con planes de financiamiento accesibles y proporcionan todos los servicios de asesoría y soporte al cliente.
Entre las principales razones que justifican el por qué deben las empresas invertir en un sistema ERP podemos encontrar (1):
· Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información, es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.
· Mejora considerable en la comunicación interdepartamental permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que esta sucediendo en la empresa.
· Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos más robustos produciendo información más confiable.
· Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales.
· El acceso a tecnología de clase mundial.
· El aumento de la productividad es inminente gracias a la automatización de los procesos y la integración del negocio.
Los puntos anteriores son ventajas consideradas al momento de adquirir un sistema ERP, sin embargo, la implementación de dichos sistemas no es una tarea fácil. Deben tenerse muchas consideraciones y tomar en cuenta factores que generalmente pasan desapercibidos, es por ello que a continuación se mencionan algunos de los aspectos más importantes, a manera de recomendación para la Pequeña y Mediana Empresa:
Factores Humanos:
· En uno de los puntos en donde debe de trabajar duramente la PyME, es en el de incrementar y la Cultura Tecnológica en todas las áreas de la empresa, ya que de ésta depende que tenga éxito y buen funcionamiento la implementación de un sistema ERP. Es vital una capacitación continua de diversos temas, al todo el personal involucrado en la decisión.
· Enfocarse en los factores humanos o habilitadores sociales, indispensables para que el proyecto de ERP sea exitoso, las deficiencias en esta área han probado ser causa de gran número de fracasos de implementación. Entre dichos elementos se encuentran principalmente:
o Liderazgo comprometido
o Comunicación abierta y honesta
o Equipo de implementación balanceado y con poder delegado (empowerment)
· El encargado del proyecto debe ser un líder que tenga conocimiento tanto técnico como de negocios y credibilidad ante sus subordinados y ante la alta dirección, la cual a su vez debe apoyarlo incondicionalmente, siendo un patrocinador (sponsor) del proyecto.
· Es necesario definir claramente el objetivo y visión del proyecto del negocio y realizar un plan de trabajo bien definido, incluyendo la metodología y el tiempo estimado para la consecución de cada uno de los procesos a seguir para la correcta implementación
· La implementación de este tipo de tecnologías constituyen un cambio organizacional importante, por lo que es importante observar y tomar en cuenta el tipo de cultura organizacional de la empresa.
Factores Tecnológicos:
· Para aquellas empresas que están un poco atrasadas con relación a las Tecnologías de Información, se le pueden brindar opciones de mejora como el implementar soluciones empresariales preinstaladas en servidores en los cuales el no es responsable del mantenimiento, usando solamente buscadores de Internet, permitiéndole trabajar en cualquier lugar y equipo (ASP), adoptar aplicaciones que trabajen sobre plataformas abiertas (Linux) o alguna otra solución acorde a sus necesidades y posibilidades.
· Se debe de buscar un software especial el cual ofrezca una integración real entre aplicaciones como por ejemplo: CRM, EAM, E-Business e incorporar en sus estrategias de negocios aplicaciones que estén basadas en WEB, para que le permita a la empresa vender sus productos a través de este medio.
En la siguiente figura se observan cuatro factores críticos considerados de éxito para cualquier proyecto relacionado con tecnología:
Figura 1 Factores Críticos de Éxito para proyectos de ERP (1)
En ella podemos observar que las herramientas tecnológicas de hardware y software son apenas una parte de los aspectos a tomar en cuenta en el proyecto de ERP, teniendo mayor peso en conjunto aquellos factores relacionadas con el aspecto humano y social.
ALTERNATIVAS PARA AL ADOPCIÓN DE SISTEMA ERP PARA LA PyME
Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un ERP por una PYMEs sea económicamente viable:
-La adquisición a crédito de un ERP preconfigurado.
-La utilización de soluciones soportadas en Open Software, como las que surgen de la alianza de IBM y Linux.
-La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server Provider)
-Integración de Aplicaciones de la Empresa, utilizando middleware en lugar de ERP.
La opción número uno es la que se lleva a cabo tradicionalmente y acerca de la que mayor documentación existe, por lo que a continuación se describen las otras tres propuestas que pueden ser de interés para las pequeñas y medianas empresas, como una alternativa a adquirir un costoso ERP de un proveedor.
Soluciones basadas en Open Source
Dentro de los sistemas diferentes a plataformas Windows, encontramos que Linux es el sistema operativo que más ha evolucionado durante los últimos dos años. El número de instalaciones se ha incrementado desde 1999, y se predice que continuará en aumento hasta 2004, tan sólo en 2000 se instaló en 25% de los nuevos servidores, de los cuales 48% se encuentran dentro de empresas pequeñas y medianas (PyME).
Linux podría ser una solución muy buena para las PyME si tomamos en cuenta su capacidad, eficiencia, confiabilidad, pero ante todo, el precio, lo que podría ser la fórmula. La Small Business Suite de IBM para Linux incluye una solución completa para este sector por 500 dólares.
A principios de 2001, existían puntos críticos claros sobre Linux: Falta de soporte técnico por parte de un centro de soporte certificado, escasez de expertos con el conocimiento adecuado y experiencia, pulir el producto, herramientas de administración, herramientas para oficina en versiones Linux para estación de trabajo. Podemos decir que de estos cinco puntos, la mayoría están cubiertos.
En lo que respecta al soporte técnico, se puede notar el interés de muchos por estar cerca de Linux. Tal es el caso de IBM, Compaq y Dell que lo han montado en su hardware e integrado en su servicio de soporte 7×24.
IBM ha reconocido el éxito de Linux dentro de las PyME, viéndolo como una estrategia de mercado frente a Microsoft y Sun Microsystems, soportándolo en sus equipos. Incluso, el Gigante Azul ha dispuesto una serie de API, aplicaciones y herramientas de desarrollo compatibles para AIX y Linux. IBM no cree que Linux sea su competencia; considera que Linux es para las PyME, mientras que AIX es para grandes corporativos.
Proveedores de Servicios de Aplicaciones
En este caso nos enfocamos al PSA o ASP (Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS (DataBase Managing System) e incluso personal para la administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una conexión rápida a Internet.
Las empresas que ofrecen los servicios de aplicaciones representan una de las tendencias más novedosas en modelos de negocio basados en Internet. Se fundamenta en ofrecer una solución de red integrada y total, que incluya software, hardware, cableado, mantenimiento, soporte, conectividad a Internet con acceso fijo y/o móvil (WAP), actualización constante tanto de los programas como del hardware y otros servicios igualmente interesantes. Básicamente, se trata de alquilar software especialmente caro, personal calificado, servidores y canales de acceso de gran capacidad, de manera que la empresa que contrata al PSA se evite esas inversiones iniciales, que de entrada pueden resultar prohibitivas. La idea consiste pues en alquilar en vez de comprar, externalizar en vez de afrontar grandes gastos.
En la figura 2 se pueden visualizar algunos de los aspectos más relevantes identificados por la empresa consultora Gartner, en lo concerniente a las ventajas que el utilizar outsourcing tanto para el área de TI como para los procesos en general de la empresa. Los datos se obtuvieron a partir de una encuesta realizada por Gartner y aplicada a líderes de empresas pequeñas y medianas.
Uso de EAI como alternativa a ERP
La implementación de los sistemas ERP requiere una de una gran cantidad de tiempo, compromiso y recurso económico. Como alternativa, o tecnología suplementaria, existe el concepto de Integración de las Aplicaciones Empresariales (EAI), el cual consiste en automatizar el proceso de integración con un menor esfuerzo que el requerido con ERP. EAI implica planes, métodos y herramientas orientadas a modernizar, consolidar y coordinar la funcionalidad computacional de la empresa. Típicamente en las empresas, y las PyMEs no son la excepción, existen sistemas legados, los cuales se desea que sigan utilizándose al mismo tiempo que se agregan o se migra a aplicaciones capaces de explotar Internet, el comercio electrónico, extranets y algunas otras nuevas tecnologías.
La Integración de Aplicaciones Empresariales puede requerir el desarrollo de una nueva visión del negocio y sus aplicaciones, determinando en qué manera los sistemas actuales ajustarán dentro de la nueva visión, para después determinar la forma en que dichos sistemas serán reutilizados eficientemente, al mismo tiempo que se agregar aplicaciones nuevas. A diferencia de la integración tradicional, en la cual se requería de la reescritura de códigos para poder comunicar los sistemas, lo cual era muy costoso y tardado, en EAI se utilizan middlewares especiales (ver figura 3), que sirven como un puente entre las diferentes aplicaciones que serán integradas. De esta manera las aplicaciones se pueden comunicar libremente entre sí a través de una interfaz común.
Lo anterior puede ser tomado como una opción alternativa a la adopción de un sistema ERP para una PyME, ya que se considera que tiene un menor impacto en recursos y tiempo, sin embargo no deja de representar un esfuerzo grande. Existen en el mercado diversos proveedores que ofrecen las plataformas middleware, entre las que se encuentran Vitria, Active Software, Software Technology y CrossWorlds.
Figura 3 Integración EAI vs. Integración Tradicional (2)
El aspecto positivo más importante de EAI en comparación de ERP radica en que la implementación de este último es considerada como “push-oriented”, es decir, el sistema obliga a al empresa a adaptarse a los estándares establecidos por el ERP, lo cual implica que los individuos en la empresa no pueden elegir la manera en que realizarán sus procesos internos. De ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre durante los proyectos de implementación de ERP, uno de los principales problemas que se encuentran.
El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los procesos y aplicaciones existentes para mapear e integrar funciones que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más flexible para la empresa, de esta forma una PyME, y cualquier empresa en general, logra que la información almacenada en sus sistemas pueda fluir libremente entre los mismos, sin afectar tan drásticamente los procesos de negocio, como con el caso de los ERP
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