By ¿Quiere hacer mejor uso de su tiempo? No está solo: todos quieren ser más productivos para progresar en sus profesiones; sin embargo, nadie quiere trabajar cada hora que permanece despierto.
La administración del tiempo en realidad consiste en administrarse a sí mismo: comprometerse a ser más organizado, mantener su enfoque y usar el tiempo a su favor. Para eso se requieren de algunos pequeños consejos para ser más proactivo con el uso de su tiempo.
Siga el plan
> Mantenga una lista de tareas por hacer
Haga una lista y hágase al hábito de seguirla y actualizarla de forma constante. Incluya eventos urgentes y comunes para que no vuelva a olvidar nada. Siempre lleve la lista consigo y asegúrese de desglosar sus proyectos y tareas en puntos específicos a seguir.
> Asigne su tiempo
Incluya un tiempo estimado para cada tarea y la fecha para la que debe estar terminada. Si no importa el orden en el que las realiza, puede lograr algo en esos momentos inesperados de tiempo libre. Por ejemplo, puede buscar información en Internet mientras espera en su oficina a que inicie la junta.
> Establezca y respete plazos
Sea realista sobre el establecimiento de metas y esfuércese en cumplir con ellas. Es verdad que cualquier tarea requiere de la cantidad exacta de tiempo que se le asigna, ¿pero ha notado lo rápido que puede navegar por papeles y documentos, delegar tareas y tomar decisiones el último día antes de que inicien sus vacaciones?
Aunque es común hacer mucho cuando se está bajo presión, es mucho menos estresante y más profesional establecer y seguir planes de acción.
Mantenga su enfoque
1. Manténgase ocupado
> Mantenga sus habilidades agudas teniendo una tarea qué hacer todo el tiempo. Dos o más es mejor, ya que le da la oportunidad de cambiar el rumbo y concentrarse en algo distinto para cambiar de ritmo. Trabajar en diferentes proyectos a la vez le asegura que siempre tendrá algo en qué trabajar, mantiene su mente activa y su perspectiva fresca.
2. Seleccione sus proyectos con cuidado
> Asegúrese de que su trabajo tenga valor para la compañía y que hace el mejor uso de sus habilidades. Pueden haber buenas razones para negarse a una solicitud para sentarse en un comité o tomar un proyecto adicional.
> Los profesionales de negocios exitosos saben decir no a ciertos proyectos. Pregúntese si impulsará su profesión y si será capaz de dedicarle el tiempo requerido al nuevo proyecto. Ganará más respeto colaborando con un colega cuya experiencia complemente la suya, que tomando un proyecto usted solo y se sobrecargue de trabajo.
3. Renuncie a las postergaciones
> Es normal aplazar tareas desagradables. Planee algunos de los mejores aspectos de un proyecto para que le sigan a los negativos. Si no le gusta trabajar con cifras, hágalo en las primeras horas del día, cuando esté más despierto y las distracciones son menores.
> Si se sale de los plazos y deja cosas para “luego”, observe con cuidado su trabajo actual, las metas de su oficio, sus fortalezas y sus intereses. La postergación habitual suele ser una señal de insatisfacción.
4. Recompénsese
> La administración del tiempo no solo se trata de trabajo; también envuelve programar tiempo para recargar baterías. Planee recompensas una vez que sus tareas se han completado; como un descanso en cuanto termine de leer un reporte o planee vacaciones cuando el nuevo producto haya salido al mercado.
Evite desperdiciar tiempo
> Organícese
Organice su escritorio, sus archivos y sus carpetas del correo para que pueda encontrarlos de forma sencilla. Mucho tiempo se gasta buscando información perdida. Ya lo dijo Benjamín Franklin: “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
> Permanezca en sus tareas
Tenga en su escritorio una canasta a manera de “papelería de entrada” para que no le lluevan documentos al azar. ¿Alguna vez ha regresado de una junta y encuentra cartas y documentos en todo su escritorio? Siga su propio itinerario.
> Use su tiempo sabiamente
Considere revisar su correo en ciertos momentos del día y deje que su buzón de voz conteste sus llamadas cuando requiera de una o dos horas sin interrupciones. De ser posible, nunca revise el mismo correo o lea el mismo memo dos veces. No abra sus correos a menos que tenga tiempo de leerlos y responderlos, reenviarlos o borrarlos.
> Evite las interrupciones
Si tiene una puerta, ciérrela en ocasiones. Tener una política de “puertas abiertas” al personal es contraproducente si no tiene tiempo para escuchar preguntas y preocupaciones. Si un compañero se dirige a su oficina cuando se encuentra muy ocupado, pídale establecer otro momento para hablar.
Racionalice el trabajo en equipo
1. Colabore y coopere
> Sus colegas esperarán que su trabajo se haga a tiempo para evitar retrasos; usted espera lo mismo de ellos. Para estar seguro, agregue tiempo adicional en la línea de desarrollo de cualquier tarea o proyecto para contrarrestar inconvenientes inesperados, errores de comunicación o plazos incumplidos.
2. Evite seguimientos innecesarios
> Si delega una tarea, deslíndese de esa responsabilidad a menos que su tarea sea darle seguimiento. Muchas personas gastan tiempo escuchando o leyendo reportes de proyectos ajenos.
> Si las investigaciones de sus colegas o las responsabilidades del negocio no interfieren con su trabajo, desempeño o metas diarias, manifieste su interés con una conversación de apoyo.
3. Cancele reuniones rutinarias
> Determine si las juntas son absolutamente necesarias. Si lo son, establezca una agenda, como las horas de inicio y fin de las juntas y sígala. Si su presencia no es necesaria para toda o parte de la junta semanal, pregúntele a su jefe en privado si considera apropiado que usted se retire temprano.
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