Cómo optimizar la gestión de tesorería en una pyme

Por tanto, un sistema para la gestión de la tesorería puede ayudar a reflejar ordenadamente y con claridad aquellas obligaciones que deberá asumir la empresa, periodificadas a lo largo del ejercicio, con la posibilidad de localizar e identificar por naturaleza todos los conceptos implicados, facilitando sobremanera la toma de decisiones y la anticipación a situaciones problemáticas inesperadas.

Mediante el desarrollo de 4 puntos, vamos a explicar por qué y cómo optimizar la gestión de la tesorería de una pyme.

1. ¿Por qué es necesario un sistema de gestión de la tesorería en una pyme?

La primera de las razones por la que es necesario llevar a cabo una buena gestión de la tesorería, es que los recursos financieros de los que disponen las empresas para afrontar su actividad son siempre limitados.

Al mismo tiempo, la estructura de financiación de la mayoría de las pymes es ineficiente, puesto que muchas veces el ritmo al que han aumentado las fuentes de financiación ha sido menor que el ritmo al que ha crecido la actividad, llegando incluso a financiar, en ocasiones, inversiones a largo plazo con recursos a corto plazo.

Otro motivo es la condición de pyme, que conlleva generalmente un bajo poder de negociación frente a proveedores y/o clientes, con la consiguiente adaptación a las condiciones de pago y cobro que ellos ofrecen, y sin poder entrar a negociar las condiciones que realmente le convienen a la empresa.

Como consecuencia de estas circunstancias, la empresa puede tener numerosos problemas derivados de la falta liquidez, lo que acentúa la necesidad de una buena gestión en esta área para tratar de evitar, a su vez, una mala imagen frente a proveedores financieros y operativos.

2. ¿Cómo puede y debe ser este sistema de gestión?

Las características que debe recoger el sistema son:

· Debe reflejar la situación real y actualizada de la situación de tesorería de la empresa.
· Debe partir del conocimiento exacto y de la adaptación a las necesidades concretas de la empresa.
· Debe recoger ordenadamente tanto cobros como pagos, con la información más relevante de cada uno de ellos.
· Debe detallar las fuentes financieras contratadas, y las condiciones de las mismas.
· Debe recoger el nivel de riesgo que tiene la empresa con las entidades financieras.
· Debe servir para anticiparse a los pagos comprometidos.
· Debe aportar el saldo de tesorería estimado para cada momento.
· Debe tener un nivel de detalle suficiente, semanal, que permita agilidad en la toma de decisiones.

Bastaría con una Hoja Excel, en la que se formulasen los vencimientos, y basándose en ello se calculen las previsiones semanales para los próximos tres meses. Pero será necesario que con anterioridad se haya desarrollado un sistema de procedimientos, resultado de una reflexión inicial sobre la información que nos debe aportar dicho sistema de gestión.

3. Efectos de la utilización de dicho sistema.

Los principales efectos de una gestión óptima de la tesorería son:

– Es un instrumento imprescindible para la planificación financiera, permitiéndonos negociar con suficiente antelación los recursos financieros necesarios.
– Mayor capacidad de previsión y anticipación.
– Con la información que nos aporta un sistema de gestión de tesorería se accede a la toma de decisiones con mayor información que de la que se dispondría en caso de no llevar dicha gestión.
– Optimización de los recursos disponibles.
– Reducción de gastos financieros.
– Incremento de la eficiencia.

4. Exigencias para la implantación de este sistema de gestión de la tesorería.

Estos efectos no se consiguen gratuitamente. Es necesario desarrollar una sistemática que nos permita mantener la información que nos proporciona dicha herramienta lo más actualizada posible, lo cual requiere de una dedicación.

Pero antes de llegar a este punto habrá sido necesario llevar a cabo un proceso de reflexión, en el que se decide la persona de la organización responsable de dicha herramienta, qué información se debe introducir, la frecuencia de actualización, elaboración de procedimientos,…

A partir de ahí, esfuerzo continuo.