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VI.- El libro de Actas
La legislación mercantil, básicamente el Reglamento del Registro Mercantil, Ley de Sociedades Limitas y Ley de Sociedades Anónimas, establece la necesidad de que los socios reflejen sus decisiones en un Libro de Actas.Es lógico que siendo las sociedades mercantiles se rijen por un sistema de mayorías, las decisiones queden reflejadas en algún documento en el que consten tanto los acuerdos adoptados como el resultado de las votaciones realizadas.
Los libros de Actas deben adquirirse (la mayoría de tiendas de material de oficinas disponene de ellos) y presentarse al Registro Mercantil para si «Legitimación», o sea que el Registro Mercantil númera las hojas del Libro, lo sella y de esta forma se pretende que el libro de Actas no pueda ser alterado mediante la supresión ó adición de nuevas hojas.Actualemente los Libros de Actas pueden llevarse en formato de Libro «encuadernado» lo que exige la transcripción del acta manualmente, ó en hojas «sueltas» que facilita el uso de procesadores de texto informáticos.
El Libro de Actas es uno de los grandes «olvidados» del día a día de las sociedades pequeñas: La confianza, la falta de conocimientos, hace que se prescinda de su uso, sin embargo en caso de conflictos entre socios la no cumplimentación del LIbro de Actas puede llegar a tener efectos devastadores.
Al final de este capítulo se hará una mención al contenido básico de un Acta.
VII.- El libro registro de socios
Este Libro también es de fácil adquisición en cualquier librería-papelería, y también debe «Legitimarse» en el Registro Mercantil.Su función es permitir que la Adminstración de la sociedad disponga de un control y conocimiento exacto de quienes son los titulares de las participaciones o acciones de la sociedad.Debe recordarse que las participaciones o acciones se pueden comprar, vender, pignorar, resultar embargadas, etc.El órgano de administración de la sociedad debe tener un sistema para conocer en todo momento quienes son los socios ó accionistas y las circunstancias, cargas, transmisisones y vicisitudes concurrentes.
Por otra parte, dicho Libro permite en todo caso conocer quien ostenta la mayoría, ó que quorums son necesarios para la aprobación de determinados acuerdos.
VIII.- Las Cuentas Anuales
La confección y depósito de las llamadas «cuentas anuales» es una de las obligaciones más importantes de las sociedades mercantiles.Sin perjuicio de una posterior definición más profunda, cabe decir que las cuentas anuales son un compendio de documentos financieros que han de permitir un conocimiento público de la actividad y situación real de una empresa.El sentido de la obligatoriedad del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil viene determinada por el hecho de que se considera necesario que toda aquél que se relaciona con la empresa pueda conocer con «quien» va a contratar y «´qué» seguridad le ofrece esa empresa.Así, bancos, proveedores, clientes, empleados, administraciones públicas, los propios socios, pueden obtener del Registro Mercantil una información relevante de una empresa.
Cuando una empresa no presenta sus cuentas anuales, el Registro Mercantil impide el registro de cualquier otra escritura (salvo excepciones muy concretas), hasta que no se subsane este problema.
En la próxima entrega entraremos en más detalle sobre la formulación de las cuentas anuales.
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