Gestión empresarial III

PASOS PREVIOS

Para el logro del Diagnóstico Organizacional, es preciso continuar realizando los pasos previstos en las entregas anteriores, especialmente la segunda.

Ahora bien, vamos a suponer que la información necesaria para el análisis y posterior diagnóstico organizacional, no existe y en consecuencia es indispensable elaborar la documentación faltante. Vamos en su orden a revisar el procedimiento que debe efectuarse en cada uno de los pasos:

1. Cuando no existen los diagramas de las operaciones

Debemos utilizar el equipo conformado en la entrega anterior, denominado “Levantamiento detallado de las operaciones” (Favor revisar entrega anterior), quienes procederán a efectuar el levantamiento detallado de las distintas operaciones que se realizan en la empresa, con la colaboración, asistencia y supervisión del personal responsable, encargado de ejecutar estas operaciones, quienes en últimas, serán las personas a cargo de la verificación de las mismas.

Este proceso debe ser cuidadosamente realizado, sin omitir ningún detalle, incluso cuando encontramos inconsistencias en los pasos. Con estos diagramas de flujo se procede a confeccionar los respetivos árboles o mapas de procesos.

2. Cuando no existen los mapas o árboles de procesos

En tal caso y habiendo realizado el paso anterior, procedemos a confeccionar los procesos, valiéndonos del grupo de trabajo denominado Análisis y Construcción del mapa de procesos, ver entrega anterior, con el cual elaboramos los respectivos mapas de procesos.

Como recomendación para este paso, debemos anotar que el Especialista que asesora, debe ser de trayectoria, para que pueda asistir con la debida propiedad a las personas que están elaborando los respectivos mapas.

FUNCIONALIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Un aspecto fundamental que debe contener el mapa de procesos consiste en el análisis lógico-funcional de esos procesos, elaborado por expertos, que permitan dar seguridad y funcionalidad a los procesos, porque éstos se convierten en la base de las funciones y cargos, como también, una vez revisados, son el resultado de la simplificación del trabajo.

3. Cuando no existe la Estructura organizativa

Cuando no existe la Estructura Organizativa, debemos empezar a partir de los Procesos, ya funcionalizados, para crear esta Estructura, nos fundamentamos en los procesos y generamos, con el equipo propuesto en la entrega anterior (ver,
Análisis funcional y organizativo), los siguientes pasos:

3.1 Árbol o Mapa de Procesos, revisado, en el cual encontramos en cada proceso las diferentes funciones y cargos que la integran.

3.2 Elaboración del Organigrama de la empresa, con la correspondiente descripción de funciones, responsabilidades y cargos.

3.3 Elaboración de las Normas y Procedimientos, contenidos en cada proceso.

3.4 Revisión de los pasos anteriores, por parte del Comité de Dirección y coordinación de Sistemas, ya previsto.

4. Cuando no existe definida la Filosofía y propósitos de la Empresa

Cuando esta situación se presenta, es preciso utilizar el Comité, previsto anteriormente, para comenzar a revisar los siguientes temas:

4.1 Filosofía y propósitos de la empresa
4.2 Visión (Ya modificada, en virtud de la Filosofía y consenso directivo)
4.3 Misión (Ya modificada, en virtud de la Filosofía y consenso directivo con la inclusión adicional de por lo menos dos o tres niveles jerárquicos)
4.4 Deben elaborarse las Actas respectivas de las decisiones tomadas en cada uno de los pasos que hemos venido detallando.

Es posible que los pasos precedentes, encuentren discrepancias entre los integrantes de los Comités y la alta Dirección. Esta situación debe decantarse totalmente, aclarando, revisando, modificando si fuera necesario, pero estableciendo un consenso entre los diferentes estamentos de la empresa, a quienes corresponde desarrollar y llevar a feliz término, todo el proceso de ubicación y funcionamiento de la nueva empresa, generada por los cambios efectuados.

Próximas entregas:

1. Planeamiento Estratégico
2. Sistema Integrado de Información
4. Plan Estratégico de Servicio

A los Empresarios, les deseamos muchos éxitos en su gestión.