By Este trabajo pretende resaltar la importancia del presupuesto como un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en los diferentes áreas que tanga al empresa, la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la responsabilidad expresado en términos de programas establecidos para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos para este proceso.
INTRODUCCIÓN
El horizonte presupuestario es sin embargo a corto plazo (de 1 año) y se consolida o tiene como finalidad la proyección de los estados financieros provisionales como son: el balance, el estado de resolución y el estado de flujo de efectivo.
1. GENERALIDADES
1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
NOMBRE PROPIETARIOS: Emilse Hurtado Alex Castellanos
RAZÓN SOCIAL: Calzado Eclipse
NIT: 37.722.157 – 0
ACTIVIDAD ECONÓMICA: Fabricación de calzado infantil para dama y caballero, comercialización de calzado para damas y caballeros, fabricación y comercialización de calzado deportivo, formal e informal, para niños, damas y caballeros.
UBICACIÓN: Cra 18 No. 6-49 barrio comuneros, Bucaramanga
ASPECTOS LEGALES: Régimen simplificado.
No declarante
No retenedor
Esta inscrito en la cámara de comercio
Tiene toda la documentación de funcionamiento al día.
Matricula mercantil: 05-115700-01-2004-08-2
TELEFONO: 6717118
1.1.1 MISIÓN
Calzado eclipse es una empresa dedicada a la fabricación y venta de calzado, para damas caballeros y niños. Nuestro compromiso es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, obrando bajo los principios de calidad, experiencia, servicio, cumplimiento y respeto por nuestra gente dentro de la filosofía de mejoramiento continuo.
Como equipo humano contamos con la oportunidad de trabajar a diario con gente honesta y con un alto sentido de pertenencia y profesionalismo.
1.1.2 VISIÓN
Calzado eclipse será una empresa sólida, rentable y reconocida nacional e internacionalmente, de excelente imagen por contar con un equipo humano de gran desempeño y productividad, dispuesto a brindar calidad en los procesos y productos para satisfacer a nuestros clientes contribuyendo así con el desarrollo social.
1.2 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.2.1 RESEÑA HISTÓRICA
Eclipse surge en el año de 2004, época en la que la producción y comercialización del calzado esta en pleno auge en Bucaramanga; en la que sólo existían en el mercado pequeñas fabricas artesanales productoras de calzado y que se iniciaban tímidamente en la producción de esta.
Alex Hurtado, bajo el estímulo de su padre, proyectó una pequeña y mediana empresa para la fabricación de calzado; esto con la ayuda de su mano derecha, su esposa Emilse Hurtado, quien ha sido la persona que lo ha apoyado en todos las decisiones que se toman en pro del desarrollo de la empresa.
Eclipse, inició su actividad productiva el 21 de septiembre de 2004 y hace parte de las mejores empresas en Bucaramanga para producción y comercialización de calzado; ubicándose en el sector como una empresa competitiva con calidad y precio para ofrecerles un buen producto a la sociedad.
Este liderazgo en la industria lo alcanzó en el primer año de actividades y desde entonces trabaja por mantener unos niveles de productividad y un permanente desarrollo tecnológico que le permiten continuar a la vanguardia del sector del calzado nacional.
1.2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Actualmente la empresa no cuenta con una estructura organizacional, a continuación se explican los cargos que en ella existen.
· GERENTE: Propietaria, encargada del manejo general de la empresa, establece la parte administrativa y financiera, es jefe de una parte de la producción.
· SUBGERENTE: Propietario, es el encargado de comprar la materia prima, busca nuevos negocios, es jefe de una parte de la producción.
· CORTADOR: Se encarga de cortar la materia prima en piezas de acuerdo a moldes y según la cantidad establecida en las ordenes de trabajo, luego puntea y enumera.
· ARMADOR: Es el encargado de armar o darle forma al corte.
· GUARNECEDOR: Es el encargado de coser el zapato.
· MONTADOR: Se encarga de tomar el corte formado, y darle la forma del pie.
· ENSUELADA: Se encarga de ensamblar el corte con la suela, y limpieza del mismo.
· EMPLANTILLADOR: Es el encargado del maquillaje del zapato, colocar plantillas, limpiar, empacar, y hacer el control de calidad.
1.2.3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
1.2.3.1 ACTIVIDAD
Fabricación de calzado infantil para dama y caballero, comercialización de calzado para damas y caballeros, fabricación y comercialización de calzado deportivo, formal e informal, para niños, damas y caballeros.
1.2.3.2 POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO
CALZADO ECLIPSE inicia sus labores enfocándose en una línea de producción: la de dama. Actualmente maneja las tres líneas dama, caballero e infantil, las cuales han gustado a nivel nacional, abriendo su mercado en Bogotá, Cali, Valledupar entre otras ciudades del país, por sus diseños y calidad especialmente en la costa colombiana.
En los objetivos demarcados desde su inicio de labores están los de calidad, y ellos entienden que un producto de óptimas condiciones permanece en el mercado y secunda en un buen nombre y reconocimiento en el medio.
En la producción con la cual están trabajando se han usado principalmente materiales de cuero sintético; además en sus metas a corto plazo se encuentra la posibilidad en iniciar comercialización en Venezuela y otros países.
En la producción utilizan material sintético traído de la China, garantizando un producto original y apetecido por sus clientes.
Los precios son estipulados de acuerdo al lugar de despacho, son más económicos los zapatos si son distribuidos en la ciudad; Sus clientes hacen sus pedidos de acuerdo a las temporadas favorables, considerando temporada alta los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, los demás son temporada baja donde los pedidos son en menor cantidad.
A continuación se mostrara un cuadro resumiendo los clientes potenciales y los pedidos realizados en temporadas altas y bajas.
Se encuentra que la empresa calzado eclipse en la temporada alta, tiene como clientes potenciales en la ciudad de Bogota a la señora Maria Luz Sandoval; que cubre un 37% de su producción, seguido por Valledupar con un 32%; y como clientes minoristas en la ciudad de Barranquilla con 21% y Bucaramanga con 10% de sus ventas.
De esta manera se analiza que calzado eclipse en la temporada baja, tiene como clientes potenciales en la ciudad de Bogota ala señora Maria Luz Sandoval; que cubre un 39% de su producción, seguido por Barranquilla con un 30%; Valledupar con un 22% y Bucaramanga con un 9% de sus ventas.
Grafica N. 1 Cantidades vendidas en promedio por ciudad
1.2.3.3. CONDICION ECONOMICA
La empresa comienza su cuarto año de existencia, ha mostrado una tendencia a la baja de sus ingresos, debido a algunos imprevistos ocurridos en los últimos dos años, ya que se ha implementado la maquinaria de punta, y se compran MP de la mas alta calidad para ser competitivos en el mercado, además han tenido que contratar mas personal; pues sus ventas han incrementado.
Cuadro N. 2 Ingresos por año
1.2.3.4. CONDICION TECNOLOGICA
La parte tecnológica de calzado eclipse cuenta con:
MÁQUINA DE COSER DE POSTA
Función es armar la pieza y formar el corte.
MÁQUINA PLANA
Al igual que la máquina de cocer de posta ayuda a la armada y costura de la pieza.
TERMINADORA
PEGADORA DE BOLSA
Sirve para prensar el corte del cuero con el calzado.
COMPRESOR
TROQUELADORA MANUAL
COMPUTADOR, TELEFAX
1.3 AREA DE CONSULTORIA Y/O ASESORIA
1.3.1 PROBLEMA GENERAL DE LA EMPRESA
Actualmente Calzado ECLIPSE no cuenta con un sistema de información contable, de costos ni de presupuestos estructurado, ni diseñado, convirtiéndose en una necesidad debido al volumen de las operaciones, lo cual traerá consigo un cambio de régimen, que requerirá una inversión para implementar estos sistemas, que le permita registrar sus transacciones, procesar información, emitir informes financieros y calcular de manera exacta el costo real de su producto, esto a su vez genera deficiencia en el cálculo que actualmente ellos hacen al proceso del zapato.
Viven el día a día, pues no cuentan con un sistema de presupuesto implementado para conocer los inconvenientes que se podrían presentar a futuro.
Otro problema se encuentra en la contratación, para lo cual no hay una reglamentación, y la mayoría del personal no se encuentra vinculado legalmente con las afiliaciones a seguridad social.
En este momento Calzado ECLIPSE no cuenta con instalaciones adecuadas para el buen desarrollo de las funciones de los empleados y esto hace que sea incomodo de cierta manera el desarrollo de los procesos ya que a los operarios se les dificulta ejecutar con completa satisfacción sus funciones, esto debido al poco espacio que existe en la parte de producción.
Esta empresa no cuenta con una bodega que le permita tener un espacio suficiente para ubicar la materia prima y el producto terminado de una forma ordenada, no se tiene un respectivo orden para la ubicación de los materiales y esto hace que no haya un control adecuado en los inventarios.
1.3.2 OBJETIVOS
1.3.2.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de presupuesto que permita al empresario analizar, planear, y controlar el desarrollo financiero de la empresa.
1.3.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Identificar áreas de la compañía
· Identificar procedimientos para desarrollar las actividades.
· Clasificar los elementos a presupuestar.
· Definir el presupuesto a aplicar.
· Diseñar formato de producción.
· Establecer controles.
· Elaborar asientos contables.
· Asignar responsables.
· Analizar variaciones.
· Establecer flujo de efectivo, balance general presupuestado y estados de resultados presupuestados.
· Elaborar balances iniciales, documentos contables, procedimientos contables y estados financieros.
2. CONDICION ACTUAL DEL AREA DE TRABAJO
2.1 DISEÑO METODOLOGICO
2.1.1 INSTRUMENTOS
Los métodos que se utilizaron para la recopilación de información fueron: observación del proceso productivo, dialogo con los propietarios y operarios, lo cual permitió obtener los siguientes datos:
· Entrevista realizada a los administradores de la empresa, sobre el conocimiento general de la empresa.
· Dialogo con el personal de producción de los diferentes procesos, indagando sobre las funciones realizadas, horario de trabajo, explicación del proceso, materiales, insumos y maquinaria utilizada.
· Observación: Por medio de una visita empresarial a la fábrica, se tomaron datos de acuerdo a lo visto en el proceso de elaboración del calzado.
· Consulta: Tuvimos acceso a los libros de contabilidad y de costos.
2.2 DESCRIPCION DE LA CONDICION ACTUAL
Forma de registro de información
· Elaboración de facturas: Mediante talonario preimpreso con logo de la fabrica de calzado, registran las ventas realizadas a los diferentes clientes.
· Los registros de las ventas diarias las realizan en un formato de Excel diseñado. Allí se llevan los movimientos de caja, proveedores y clientes.
· En caja se registra los movimientos generados por la entrada y salida de efectivo, tales como ventas de contado, pago a proveedores, pago de nomina, gastos adicionales, dando como resultado un saldo final de caja, para el cuadre del disponible.
· Para proveedores se registra la fecha de compra, concepto, número de factura, valor y las amortizaciones realizadas a estas cuentas por pagar.
· Para los clientes se registra las ventas realizadas a crédito. Dependiendo del plazo para cada pago.
· El presupuesto lo calculan de acuerdo a las unidades que se quieren producir, este presupuesto lo hacen hipotéticamente; ya que no cuentan con sistema de presupuestos implementado en la empresa.
Generación de informes dentro de la empresa
· “Mini Balance” semanal, el cual permite obtener la utilidad o perdida generada, luego de disminuir los pagos a los proveedores del total de cuentas por cobrar mas el saldo de caja.
· Nomina: se liquida semanalmente de acuerdo a las tareas realizadas por cada operario, para esto cada vez que se asigna una tarea se entrega un desprendible de orden de producción donde indica la referencia, cantidad de pares a realizar, numeración y tipo de material a utilizar.
Estos desprendibles son entregados por los operarios al final de la semana, para que el administrador realice los cálculos, de acuerdo a un valor predeterminado de pago por tarea.
2.3 EVALUACIÓN DE LA CONDICIÓN ACTUAL
2.3.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
· Proveedores: no se tienen registros como tal, debido al poco tiempo en el mercado de calzado ECLIPSE; por lo tanto se realiza por medio de cotizaciones.
· Acreedores: al igual que los proveedores no se tienen definidos
· Con relación al pago de nomina, se observa que no se efectúan descuentos por seguridad social, y no se provisionan prestaciones.
· Clientes: Actualmente contamos con cuatro clientes potenciales en diferentes ciudades, y algunos minoristas en Bucaramanga.
· No hay políticas de crédito establecidas.
· Los costos no son asignados por un sistema establecido, no manejan los formatos indicados para el cálculo de los tres elementos del costo, solo es realizado de forma general basada en experiencias anteriores.
· El precio de venta del calzado es calculado de acuerdo a las políticas establecidas en el sector del calzado.
· No manejan un presupuesto que les permita determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
· Al no manejar presupuestos no pueden Controlar ni medir los resultados cuantitativos, cualitativos; además no pueden fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
2.3.1.1 CAUSAS
· La falta de un sistema contable organizado impide tener un control y registro de los proveedores, clientes, gastos, costos e inventarios que permita la toma de decisiones de la gerencia.
· Aunque se lleva un control de los tres elementos del costo, al momento de determinar el costo de venta, se debe someter el producto al precio del mercado, debido a la competencia del sector.
· La contratación de los empleados se realiza sin tener en cuenta las exigencias de ley.
· Al no manejar presupuesto no se puede prever las eventualidades que ocurriran en el futuro.
2.3.1.2 CONSECUENCIAS
· No tener el sistema contable genera toma de decisiones con un margen de error significativo.
· Pueden llegar a perder dinero vendiendo por debajo del costo, ya que la presión de los precios de la competencia hacen que sus productos aumente o disminuyan su valor de venta.
· En caso de accidente laboral la empresa incurriría en indemnización y licencia por no afiliar a los empleados a seguridad integral, lo cual acarrearía un costo adicional no previsto que puede influenciar negativamente en la economía organizacional.
· Ya que no cuentan con presupuesto, en caso de presentarse situaciones fuera de lo normal se podria perder capital de trabajo.
2.3.1.3 FORTALEZAS
· La empresa esta posicionada en el mercado nacional.
· La marca es reconocida.
· Los productos son presentados en diferentes eventos y ferias del sector calzado.
· Los productos son originales.
· Los clientes internos están comprometidos con la empresa.
· Se busca posicionar la marca en los países vecinos para diversificar el mercado.
· Hay variedad de proveedores, por lo que los productos son de facil consecución en el mercado.
· La empresa cuenta con el respaldo bancario si se requiere capital.
2.3.1.4 DEBILIDADES
· Los suministros son insuficientes para cubrir la demanda actual, asi como la maquinaria necesaria.
· El sector es muy competido.
2.3.1.5 CONCLUSIÓN DE LA CONDICIÓN ACTUAL
Estudiando el comportamiento actual de la empresa se ha notado que no se asignan los costos de una manera adecuada y no se llevan los registros históricos que ayuden a sus propietarios a la toma de decisiones.
No cuentan con un presupuesto financiero que les permita estimar con antelación la destinacion de las partidas que fluyen atravez de la atividad economica de la empresa.
En cuanto a la parte contable, como es una empresa del régimen simplificado, no obligada de llevar contabilidad, no puede tomar decisiones basadas en registros históricos, por lo cual es indispensable la implementación de este sistema.
3. DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE Y DE PRESUPUESTO
3.1 PROPUESTA
Una vez analizada las instalaciones, situación económica y organizacional de Calzado Eclipse; se determinaron necesidades como: no poseen un sistema contable, la forma de determinación de los presupuestos es empírica, no se está llevando un control adecuado del los tres elementos y su forma organizacional pondría ser mas eficiente en el desarrollo de las actividades diarias.
A estas situaciones se pretenden dar solución mediante las siguientes propuestas.
1.) Propuesta del Sistema contable: Implementación de un sistema contable que permita recolectar la información de la empresa que se genera como resultado del desarrollo de sus operaciones, teniendo como base los soportes contables, formularios, reportes, libros etc. y que presentados al gerente le ayuden en la toma de decisiones financieras.
(Se vera desarrollado en la propuesta de costeo)
2.) Propuesta del sistema de presupuestos: Para el desarrollo de esta propuesta se dara a conocer una herramienta que facilita la administración por objetivos, estableciendo a la administración las metas a lograr, expresados en términos monetarios; esto gracias a los presupuestos que se implementen en la empresa de calzado eclipse; es por esto que realizaran y formularán algunos presupuestos para poner en marcha en la empresa, con el fin de medir o lograr a futuro metas y objetivos propuestos por la organización.
3.2 JUSTIFICACIÒN
En un ambiente empresarial competitivo como lo es el sector del calzado, hacen que las organizaciones permanezcan en constante innovación tecnológica, con excelente calidad en los productos, y altos niveles de eficiencia y eficacia que le permitan permanecer en el mercado
3.3 MARCO TEORICO
3.3.1 Definición de términos
OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.
PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.
PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asigna los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.
EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.
CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.
PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.
3.3.2 Presupuesto
El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
Objetivos de los presupuestos
Ø Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
Ø Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
Ø Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Finalidades de los presupuestos
Ø Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Ø Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Ø Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Ø Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1. Según la flexibilidad
a. Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
b. Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestaciòn moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
2. Según el periodo de tiempo
a. A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
b. A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
3. Según el campo de aplicación en la empresa
a. De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.
Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de presupuestos”.
b. Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
4. Según el sector de la economía en el cual se utilizan
a. Presupuestos del Sector Público
son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
b. Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares, Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Principios de la presupuestaciòn
1. Principios de Previsión: Predictibilidad, Determinación cuantitativa y, Objetivo.
2. Principios de Planeación: Previsión. Costeabilidad, Flexibilidad, Unidad, Confianza, Participación, Oportunidad y, Contabilidad por áreas de responsabilidad.
3. principios de organización: Orden y Comunicación.
4. Principios de dirección: Autoridad y Coordinación.
5. Principios de control: Reconocimiento, Excepción, Normas y, Conciencia de Costos.
Calendario presupuestal
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha
FINALIDADES DEL PRESUPUESTO
DIRECCIÒN DE UN BUEN PRESUPUESTO
3.4 PRESUPUESTO MAESTRO
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.
Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.
Beneficios:
1. Define objetivos básicos de la empresa.
2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.
3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
4. Facilita el control de las actividades.
5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
Limitaciones:
El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.
· El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
· Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.
· Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
·
Elaboración del presupuesto maestro
El punto de partida de un Presupuesto maestro es la formulación de meta a largo plazo por parte de la gerencia, a este proceso se le conoce como “planeación estratégica”.
El presupuesto se usa como un vehículo para orientar a la empresa en la dirección deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una herramienta útil en el control de los costos.
El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronòstico de ventas, el proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado.
Enfoques:
A) Enfoque de la alta dirección.- los ejecutivos de venta, producción, finanzas y administración deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia y conocimiento de la empresa y el mercado.
B) Enfoque sobre la base de la organización.- él pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en que todos los niveles de la empresa participa de alguna manera en el desarrollo de la estimación presupuestal.
3.4.1 DESARROLLO DEL PRESUPUESTO MAESTRO
3.4.1.1 PRESUPUESTOS DE OPERACIÓN
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas.
3.4.1.1.1 Presupuesto de Venta.
Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.
El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación.
Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.
A. PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS
A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración.
1. Preparar Pronósticos de Ventas
Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos.
Los pronósticos de ventas son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos.
Pronósticos de ventas del sector
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real.
Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada.
Pronósticos de ventas de la empresa
Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.
2. Compilar Otros Datos Pertinentes
Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante. Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son:
· Capacidad de fabricación; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta más allá de su capacidad económica.
· Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.
· Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción.
· Disponibilidad de capital; para financiar la producción.
· Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores.
3. Diseñar formatos para la elaboración de este presupuesto
4. Desarrollo de una Planificación de las Ventas
Utilizando la información provista en los pasos anteriores, la administración desarrolla un plan de ventas
Los principales propósitos de un plan de ventas son:
a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.
b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercialización.
c) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.
d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas.
Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratégico y el plan táctico de ventas.
Plan estratégico de ventas
Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez años y en él se establecen las alternativas de rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía.
Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos.
Plan táctico de ventas
Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre. Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar. Por consiguiente, los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral. Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización.
LÍNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS
La determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas. Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.
B. FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS
1. Factores específicos.
Los factores de ajuste.
Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirán cuáles pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones.
Los factores de cambio.
Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.
Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseño del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imán, a la clientela; ya sea por añadir al producto cualidades que lo hacen más atractivo, o porque constituyen una condición de ventaja al adquirirlo.
Los cambios en la producción: son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizará el producto e incrementará su demanda.
Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podrían deberse a:
Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del “Multiplicador del Gasto”.
Los cambios en la política de ventas: son todos aquellos, por medio de los cuales se varían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a los vendedores, ampliación del crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.
Los Factores de crecimiento.
Todo cliente bien servido tiende a comprar más, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprará mayores cantidades. En la medida que aumente la población, aumentarán las ventas de la empresa de buen crédito comercial. En la proporción en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.
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